Analisa Sistem Penggajian Pegawai

Pendahuluan



Umum

Di zaman komputerisasi, penggunaan komputer sangat penting di dalam berbagai bidang terutama kegiatan atau pekerjaan manusia. Komputer dapat membantu pekerjaan manusia dengan efektif dan efisien. Selain itu komputer dapat menghasilkan nilai informasi yang akurat.

Dalam sebuah perusahaan pastilah memiliki pegawai, dimana mereka setiap bulannya akan mendapat gaji. Ketelitian dalam menghitung gaji yang akan dibayarkan merupakan hal yang sangat penting. Bila sering terjadi kesalahan dalam penghitungan gaji tentu akan menimbulkan masalah.

Solusi yang terbaik dalam menangani hal tersebut adalah dengan menggunakan komputerisasi. Karena di dalam perusahaan, proses pengolahan data dengan bantuan komputer diharapkan akan menghasilkan data yang benar, cepat dan akurat, sehingga dapat meringankan pekerjaan terutama dalam pekerjaan hitung-hitungan yang kompleks dan kemungkinan kesalahan yang terjadi relatif kecil.



Analisa Sistem Penggajian Pegawai

Metode penelitian adalah suatu cara, teknik yang sistematika untuk mengerjakan suatu penelitian. Metode yang digunakan dalam pengumpulan data untuk menyusun laporan ini adalah sebagai berikut :



1. Metode Pengamatan (Observasi)

Observasi adalah pengamatan secara langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Dalam melakukan observasi, penulis mengamati secara langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan perusahaan tersebut agar dapat mengetahui secara pasti proses/prosedur kerja didalam perusahaan tersebut.

Metode Wawancara

Metode wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian secara langsung kepada pegawai. Untuk mendapatkan informasi dan data yang lengkap, penulis melakukan wawancara langsung mengenai masalah yang berhubungan dengan sistem penggajian pada perusahaan tersebut.

Metode Studi Pustaka

Yaitu penelitian yang berhubungan dengan teori-teori yang penulis peroleh dari catatan-catatan selam kuliah, diktat-diktat dan buku-buku yang ada di perpustakaan. Bacaan yang ada diharapkan mempunyai relevansi dengan permasalahan yang berkaitan dengan penulisan laporan ini.



Sistematika Penulisan

Penulis menyusun sistematika penulisan secara menyeluruh yang diharapkan akan dapat lebih dimengerti tentang maksud dan tujuan setiap bab, juga untuk mempermudah pengambilan kesimpulan. Adapun sistematika penulisan laporan ini dibagi dalam empat (4) bab yaitu :



Bab pertama ini berisikan tentang gambaran umum pemilihan masalah, maksud dan tujuan dari penulisan, metode penelitian yang digunakan, ruang lingkup pembahasan, dan sistematika penulisan laporan.



Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem yang dibahas dalam ruang lingkup penulisan dan memberi penjelasan secara teoritis tentang peralatan pendukung sistem (tool system).



Bab ketiga menjelaskan mengenai gambaran umum, tinjauan perusahaan, sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi-fungsinya, prosedur sistem berjalan, diagram alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data, spesifikasi sistem berjalan dan permasalahan pokoknya serta alternatif pemecahan masalah.



Bab ini berisikan tentang uraian mengenai kesimpulan atas penulisan.



LADASAN TEORI



Menurut GORDON B.DAVIS (Analisis & Desain)

Sistem adalah seperangkat unsur–unsur yang terdiri dari manusia, alat–alat prosedur dan konsep yang dihimpu untuk maksud dan tujuan yang bersama.

Menurut RAYMON MC LEOD , JR ( Sistem Informasi Manajemen )

Sistem adalah sekelompok elemen–elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

A. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai maksud dan tujuan tertentu untuk dapat mencapai sasaran tertentu. Dan mempunyai beberapa karakteristik yaitu :

Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen atau elemen yang saling berinteraksi, artinya sejumlah komponen atau elemen saling berkerja sama dalam membentuk satu kesatuan. Komponen tersebut dapat berupa subsistem.

Batas Sistem (Boundary)

Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya.

Lingkungan Luar Siatem (Environment)

Lingkungan luar merupakan bagian diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Didalam lingkungan luar tersebut dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan.

Penghubung Sistem (interface)

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan sistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem yang lainnya. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

Masukan Sistem (Input)

Masukan suatu sistem adalah merupakan energi yang dimasukkan. Masukan tersebut dapat berupa perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem beroperasi. Sedangkan signal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dari sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukkan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

Pengolah Sistem (Prosess)

Pengolah sistem adalah suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.

Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan (goal) atau sasaran (objective) yang pasti dapat bersifat deterministik. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan, apabila sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi tidak ada gunanya.

Klasifikasi Sistem

Sitem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain, oleh karena tu dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :

Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem komputer, sistem produksi, sistem penjualan dan lain sebagainya. Sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.

Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjasinya siang malam, pergantian musim. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin.

Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik.

Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, misalnya sistem komputerisasi. Interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sedangkan sistem probabilistik adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup.

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan berpengaruh oleh lingkungan luarnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai pengendalian yang baik. Sedangkan sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak berpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luar.

Peralatan Pendukung (Tools System)

Peralatan-peralatan pendukung (tool system) yang digunakan dalam perancangan pada penulisan ini adalah : Diagram Flow Data (DFD) atau Data Arus Data (DAD) dan Kamus data (Data Dictionary)

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Arus Data (DAD)

Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Arus Data (DAD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi atau simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan arus data sistem dan untuk membantu didalam komunikasi dengan pemakai sistem secara logika.

Adapun pengertian secara umumnya dari DFD atau DAD ini adalah suatu network yang menggambarkan suatu sistem automat atau komputerisasi manualisasi atau gabungan dari keduanya, yang penggambarannya disusun dalam bentuk kumpulan sistem yang saling berhubungan sesuai dengan aturan mainnya.

Keuntungan dari DFD atau DAD adalah memungkinkan untuk menggambarkan sistem dari level yang paling tinggi kemudian menguraikan menjadi level yang rendah (dekomposisi), sedangkan kekurangan adalah tidak menunjukkan proses pengulangan (looping), proses keputusan dan proses perhitungan.

Simbol DFD atau DAD

Simbol-simbol atau lambang yang lazim digunakan dalam membuat DFD yaitu:

Kesatuan Luar (External Entity)

External entity merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sitem. Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak atau suatu kotak dengan sisi kiri dan atasnya berbentuk garis tebal.

Arus Data (Data Flow)

Arus data (Data Flow) di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir di antara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

c. Proses (Process)

Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Simbol ini digunakan untuk proses pengolahan atau transformasi data.

Simpanan Data (Data Store)

Simbol ini digunakan untuk menggambarkan data flow yang sudah disimpan atau diarsipkan. Simpanan dari data tersebut dapat berupa sebagai berikut :

Suatu file atau database di sistem komputer

Suatu arsip atau catatan manual

Suatu kotak tempat data di meja seseorang

Suatu tabel acuan manual

Suatu agenda atau buku

Aturan Main DFD atau DAD

Bentuk-bentuk atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan DFD atau DAD untuk membuat model sistem adalah sebagai berikut :

Di dalam DFD atau DAD tidak boleh menghubungkan antara external entity dengan external entity lainya secara langsung.

Di dalam DFD atau DAD tidak boleh menghubungkan antara data store dengan data store lainya secara langsung.

Di dalam DFD atau DAD tidak boleh menghubungkan antara data store dengan external entity secara langsung atau sebaiknya.



ANALISA SISTEM BERJALAN

Umum

Saat ini perkembangan komputer semakin cepat, komputer menjadi alat bantu untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam mengerjakan atau menyelesaikan suatu pekerjaan. Dalam suatu perusahaan penggunaan komputer menjadi suatu kebutuhan yang sangat menunjang dalam proses pengolahan data, sehingga informasi yang dihasilkan dalam proses pengolahan data dapat disajikan dengan cepat.





. Managing Director

1. Memeriksa data-data keuangan secara keseluruhan
2. Sebagai decision maker
3. Sebagai orang yang bertanggung jawab penuh terhadap kelangsungan perusahaan

.Project Manager

1. Sebagai wakil dari Managing Director
2. Mencari proyek-proyek baru serta mengembangkan proyek-proyek yang sudah ada
3. Mengontrol dan memonitor office building dalam operasi business

.Head Accounting & Finance

1. Mengawasi dan mengontrol kerja dari finance dan accounting
2. Bertanggung jawab atas data-data keuangan

.Finance

1. Mengatur lalu lintas keuangan perusahaan
2. Bertanggung jawab atas dana petty cash
3. Membuat laporan penggajian, cash in dan cash out

.Accounting

1. Membuat laporan keuangan, laporan rugi laba dan neraca keuangan setiap bulan
2. Bertanggung jawab atas data asset-asset perusahaan
3. Menangani pajak bulanan

. Administrasi

1. Membuat rekap absensi perbulan
2. Bertanggung jawab dalam penagihan
3. Membuat kontrak
4. Membuat laporan deal marketing

Prosedur Sistem Berjalan

adalah sebagai berikut :

Proses Rekap Absensi

Pertama-tama para pegawai mengisi daftar absensi setiap hari yang pada akhir bulan akan direkap oleh administrasi. Kemudian rekap absen tersebut diberikan kepada finance, sebagai data dalam penghitungan gaji.

Proses Perhitungan Gaji

Setelah menerima rekap absen, maka bagian finance melakukan perhitungan gaji (membuat form pengjuan gaji) dan diserahkan ke head finance untuk dilakukan pemeriksaan dan di ACC. Setelah di ACC oleh head finance, kemudian diberikan kepada Project Manager dan Managing Director untuk di ACC pula.

Proses perhitungan gaji ini dihitung berdasarkan gaji pokok pegawai ditambah uang makan beserta uang lembur dan dikurangi potongan-potongan yang ada, maka akan dihasilkan total gaji bersih yang akan diserahkan kepada pegawai, dimana data-data tersebut akan sekaligus diarsipkan untuk nantinya dijadikan acuan untuk pembuatan slip gaji dan laporan gaji.

Proses Pembuatan dan Pencairan Cek

Setelah form pengajuan tersebut di ACC. Finance membuat cek. Kemudian ditandatangani oleh Project Manager dan Managing Director. Setelah cek tersebut ditandatangani, kemudian dicairkan ke Bank. Finance akan menerima uang cash dan fotocopy cek dari Bank tersebut.

Proses Cetak Slip Gaji

Setelah perhitungan gaji tersebut dilakukan dan sudah dicairkan, maka finance mencetak slip gaji rangkap dua berdasarkan arsip form pengajuan gaji pegawai. Kemudian pegawai menerima slip gaji lembar kedua beserta uang gajinya. Sedangkan slip gaji lembar pertama akan diarsipkan oleh finance.

Proses Laporan

Data pegawai, data rekap absensi, data form pengajuan gaji pegawai beserta slip gaji menjadi acuan dalam pembuatan laporan yang dilakukan oleh finance untuk diserahkan langsung kepada Managing Director.

PENUTUP

Kesimpulan

anak anak akuntansi sangatlah pantas jika bekerja dalam bidang keuangan

Saran

Kemajuan suatu perusahaan bukan semata-mata dari efisiensi pekerjaan yang dilakukan oleh pegawainya saja, namun tanpa efisiensi pekerjaan perusahaan akan mengalami suatu hambatan dalam kemajuan perusahaan tersebut.

  • Digg
  • Del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • Twitter
  • RSS

2 Response to "Analisa Sistem Penggajian Pegawai"

  1. Ananda says:
    5 November 2010 13.13

    tolong tampilin dfdnya dunk...
    biar bsa liat gtoh.
    hehehe...

  2. Ananda says:
    5 November 2010 13.14

    tolong tampilin dfdnya dunk...
    biar bsa liat gtoh.
    hehehe...